Sapere cos’è un manuale operativo
Tutte le aziende, gli enti pubblici e le organizzazioni non governative, tra le altre, hanno uno scopo per il quale sono state create, e per questo motivo è fondamentale pubblicare una guida che spieghi come funziona l’organizzazione. Vediamo, cos’è un manuale operativo di seguito.
I manuali operativi hanno lo scopo di guidare i dipendenti nel funzionamento dell’azienda e delle sue funzioni. Ogni manuale deve essere progettato seguendo una serie di aspetti. Se vuoi saperne di più, leggi questo articolo.
Cos’è un manuale operativo?
Chiamati anche manuali amministrativi , è una raccolta di informazioni rilevanti sulla struttura, il contesto, le posizioni, i processi e le procedure, le funzioni che svolgono, per mantenere le persone aggiornate sulle loro attività. Comprendono anche le condizioni che si verificano dopo aver compiuto una serie di atti fondamentali per ottenere un risultato o raggiungere un obiettivo.
Normalmente, le aziende hanno il loro manuale operativo in documenti fisici, con l’obiettivo di ottenere il controllo interno nella loro forza lavoro, essendo parte di una strategia dei loro manager. Allo stesso modo, sono forniti in un software digitale per facilitarne l’accesso e la disponibilità.
Contenuto di un manuale operativo
Un manuale operativo comprende diverse sezioni che dovrebbero consentire l’obiettivo di acquisire informazioni su come funziona l’ organizzazione .
Le sezioni importanti o le sezioni da includere sono elencate di seguito:
- Contesto dell’organizzazione: dati, nome, indirizzo, contatti telefonici e digitali, social network, tra gli altri.
- Struttura dell’organizzazione: l’organigramma di come l’azienda è composta per ordine gerarchico.
- Descrizione delle posizioni: dettaglia le funzioni che sono ricoperte da ciascuna posizione all’interno della società.
- Processi e procedure: si riferiscono ai modi di agire all’interno dell’azienda in termini di compiti e compiti quotidiani.
- Politiche , regole e restrizioni: sono tutte le norme legali che devono essere rispettate e rispettate negli spazi dell’organizzazione.
Vantaggi di un manuale operativo
Tra i principali vantaggi offerti a un’azienda dall’avere quello che è a manuale operativo sono:
Migliora le procedure, la produttività e l’efficienza
Quando non ci sono ruoli specifici e ben determinati in un’entità, i lavoratori svolgono i loro compiti in modo disordinato, influenzando l’ambiente di lavoro e la capacità di innovare.
Ciò significa che gli obiettivi aziendali dipendono completamente dalle prestazioni di ciascun lavoratore o professionista del libro paga. Avendo i processi documentati, i membri dell’organizzazione saranno in grado di sapere esattamente come fare un ottimo lavoro.
Diffondere la conoscenza
Un aspetto di cos’è un manuale delle operazioni è che consente di generare valore aggiunto a qualsiasi servizio o prodotto che viene offerto, perché consente di portare la conoscenza ai membri di un’organizzazione sulle loro funzioni specifiche.
In questo modo si ottiene la tanto attesa specializzazione, motivo per cui il manuale delle operazioni è fondamentale per mantenere e massificare le conoscenze disponibili, permettendole di non scomparire quando un lavoratore va in pensione.
Un chiaro esempio di ciò è il funzionamento di un aeroplano e del suo personale, poiché dai piloti alle hostess hanno una chiara conoscenza delle loro funzioni durante ogni volo, e un modo per loro di lavorare in modo armonioso e coordinato è attraverso di cos’è un manuale operativo .
Genera procedure amministrative chiare
È normale e umano che i membri della società commettano errori e commettano errori senza intenzione, ma se non vengono istruiti e non rendono note le procedure amministrative della stessa, non verrà mai generato un impegno a rispondere delle proprie responsabilità.
Per questo, è importante avere ciò che a manuale operativo che consente a ciascun membro dell’ente di stabilire una responsabilità chiara e precisa per le proprie funzioni.
In tal modo, in caso di mancanza o errore, ciascun membro deve assumersi la responsabilità delle azioni compiute od omesse.
Aumentare gli obiettivi di produzione
Un altro aspetto positivo di ciò che a manuale delle operazioni ben fatto è quello di consentire la scalabilità della produzione in azienda.
Qualsiasi organizzazione, per quanto piccola possa essere, deve disporre di un manuale amministrativo ben preparato che contenga tutte le informazioni necessarie per il suo corretto funzionamento. Quando ci sono procedure, processi e passaggi ben spiegati o argomentati, aumentano i vantaggi aziendali, consentendo al team di lavoro dell’azienda di fissare obiettivi più grandi.
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