Sapere quali sono le responsabilità di un assistente amministrativo
I professionisti incaricati di “spostare” e gestire gli uffici dei diversi ambiti lavorativi esistenti sono gli assistenti amministrativi , che hanno il compito di svolgere attività di pianificazione e gestione di alta e bassa scala a livello aziendale. Se vuoi conoscere le responsabilità di un assistente amministrativo e come queste costituiscono una parte essenziale del sistema di un’azienda, sei nel posto giusto!
L’ assistente amministrativo è quel professionista la cui principale responsabilità è quella di mantenere il flusso e l’operatività dall’ufficio di un’azienda, impresa o magazzino , svolgendo specifiche attività lavorative legate alla direzione , pianificazione , organizzazione e coordinamento .
L’assistente ha un ampio campo di lavoro, potendo ricoprire una posizione di Assistente contabile e responsabile a supporto dell’area contabile dell’azienda, anche in fase di assunzione ti potrebbe essere richiesto di avere conoscenze riguardanti le mansioni della Direzione Risorse Umane , come ad esempio la ricerca del talento umano .
Va notato che le attività dipendono dai requisiti o dai requisiti dell’azienda, quindi quando fai domanda per il lavoro, ti informerà del profilo della posizione richiesta per svolgere le sue funzioni, ampliando notevolmente le responsabilità di un assistente amministrativo .
Quali sono le responsabilità di un assistente amministrativo?
Le responsabilità di un assistente amministrativo rispondono direttamente alle esigenze del lavoro in cui lavorano, anche se in generale potrebbero coprire i seguenti compiti:
Rispondere alle telefonate
L’assistente avrà il compito di rispondere a tutte le chiamate in arrivo verso l’azienda, oltre a:
- Annota qualsiasi informazione o messaggio lasciato da clienti o collaboratori.
- Fornire le informazioni richieste nella chiamata se presenti nell’autorizzazione.
- Organizza riunioni o appuntamenti (se lavori in un ospedale o nell’area sanitaria ). A livello aziendale, questa attività viene generalmente eseguita dall’assistente esecutivo .
- Non prolungare la telefonata per più di due minuti.
Attenzione e guida per i visitatori
L’assistente amministrativo tende ad essere una persona dalla personalità affabile e dal comportamento cordiale, poiché in molte occasioni deve occuparsi personalmente dei dubbi o delle esigenze dei clienti o dei partner aziendali.
Che si tratti di una visita guidata dell’azienda o di assistere alla richiesta di servizio di una persona, nelle responsabilità di un assistente amministrativo , il servizio clienti non può mancare.
Ricevere e archiviare la documentazione
L’area amministrativa di qualsiasi azienda riceve sempre nuovi documenti che devono essere ricevuti da qualcuno, quel qualcuno è l’assistente amministrativo.
Dalle fatture e ricevute alle relazioni e ai documenti aziendali riservati, fa parte delle responsabilità di un assistente amministrativo ricevere e garantire che qualsiasi materiale sia archiviato correttamente. L’assistente può lavorare con documenti fisici o digitali, essendo responsabile della gestione delle e-mail o dei promemoria inviati, nonché dell’aggiornamento e dell’invio dei propri rapporti su eventuali notizie.
Scrivi documenti
La scrittura di documenti è sempre stata compito di un assistente o assistente amministrativo , quindi è necessario disporre di capacità di editing e correzione di bozze, nonché conoscenza del vocabolario tecnico a livello aziendale. Le responsabilità di un assistente amministrativo includono:
- Scrivere e modificare le email.
- Scrivere report settimanali/mensili.
- Revisione della documentazione alla ricerca di errori tipografici.
- Scrivere o rivedere qualsiasi corrispondenza fisica.
- Scrivere documenti di presentazione o revisione di progetti per clienti o collaboratori.
eseguire calcoli
Ogni persona qualificata per lavorare nell’area amministrativa deve essere formata per lavorare regolarmente con numeri e conti. Uno degli strumenti per ufficio più utilizzati a livello di ufficio è il programma Excel, poiché consente a qualsiasi amministratore contabile di lavorare in modo efficiente con fogli di calcolo che consentono loro di avere:
- Database dei clienti.
- Rendiconti passivi.
- Estratto conto clienti.
- Dati su debiti o benefici aziendali.
- Inventario degli acquisti e delle vendite / Inventario dei prodotti disponibili.
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Comunicazione tra i reparti
Le aziende sono composte da vari dipartimenti che facilitano la gestione e l’organizzazione dei dati e delle informazioni trattate dall’azienda, quindi sono i componenti di un sistema che lavorano insieme dipendendo l’uno dall’altro, e chi si occupa di mettere in comunicazione questi dipartimenti ? L’assistente amministrativo.
Lo stato di qualsiasi lavoro, relazione o rapporto relativo a un dipartimento dell’azienda, come procedure finanziarie o registrazioni commerciali, e il processo di diffusione e comunicazione di tale contenuto fa parte delle responsabilità di un assistente amministrativo . Questo professionista rende possibile il flusso di informazioni all’interno dei corridoi di un’azienda!
Descrizione del profilo professionale dell’assistente amministrativo
Il candidato per occupare questa posizione deve rispettare determinate competenze tecniche e generiche per poter svolgere correttamente tutte le responsabilità di un assistente amministrativo , quindi è essenziale che le sviluppino per garantire un buon risultato sul posto di lavoro .
Quali sono le competenze generiche di un assistente amministrativo?
Le abilità generiche si riferiscono a qualità o caratteristiche personali che aiutano a migliorare e migliorare i risultati dell’individuo sul posto di lavoro. Tra i più comuni abbiamo:
- Capace di ascoltare Ai superiori e ai colleghi viene applicato l’ascolto attivo, strumento che facilita la comprensione e mostra interesse.
- Sii un leader . La leadership è una caratteristica che qualsiasi azienda cerca in un dipendente, poiché è presente in una persona con un alto livello di organizzazione e un individuo capace di prendere decisioni .
- Simpatico, affabile ed empatico . Le responsabilità di un assistente amministrativo sono spesso legate alle relazioni stabilite con clienti o partner, motivo per cui si cerca una persona che abbia queste caratteristiche di personalità.
- Analizzare criticamente . Il pensiero logico di una persona lo porta a prendere strade e decisioni corrette sul posto di lavoro.
Quali sono le competenze tecniche di un assistente amministrativo?
- In grado di utilizzare in modo efficiente le nuove tecnologie . Utilizzare in modo efficiente laptop, computer o strumenti tecnologici che facilitano il lavoro.
- Conoscenza di due o più lingue . Conoscere l’inglese e un’altra lingua non guasta mai il tuo curriculum .
- Sii agile per i calcoli . Per l’assistente è necessario possedere una conoscenza di base delle procedure contabili.
- Conoscenza di programmi o software utilizzati sul campo. In qualità di assistente, l’utilizzo di programmi per computer non dovrebbe essere un compito rimosso dalle tue funzioni, il che rende rilevante la conoscenza dei più utilizzati nell’area.
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