Differenza tra segretario e assistente

Conoscere la differenza tra una segretaria e un assistente personale

I segretari e gli assistenti personali vengono spesso confusi, principalmente perché entrambe le professioni fanno parte del più alto livello di gestione di un’azienda o di una PMI. In questo senso, condividono compiti e alcune attività sono simili alle posizioni o ai mestieri che sono stati nominati. Tuttavia, è importante determinare la differenza tra una segretaria e un assistente personale perché, sebbene le loro funzioni siano simili, entrambe le posizioni hanno occupazioni diverse.

Se vuoi conoscere la differenza tra segretaria e assistente personale , qui possiamo aiutarti. Continua a leggere per scoprire quale titolo dovrebbe guadagnare un aspirante segretario o un lavoro di assistente personale.

Cos’è una segretaria e un assistente personale?

Per farti capire la differenza tra una segretaria e un assistente personale , iniziamo spiegando cos’è ciascuno. Il segretario è il responsabile del lavoro che si genera in un ufficio o reparto e, come indica la sua parola latina (la parola segretario significa segreto), è un dipendente che ha accesso a informazioni aziendali importanti e riservate. Attualmente il termine «segretario» è ritenuto inappropriato e superato, per cui è stato sostituito dalla designazione di assistente.

Tuttavia, un assistente personale è un professionista che non si dedica a lavorare esclusivamente sotto gli ordini di un altro professionista con un’alta gerarchia in un’organizzazione , poiché il cliente può essere chiunque. Nello stesso contesto in cui opera il segretario, opera anche l’assistente personale, e alcune funzioni possono anche essere correlate. Ma la differenza tra una segretaria e un assistente personale è inquadrata in chi svolge i compiti o le attività.

Cosa dovrebbero studiare una segretaria e un assistente personale?

A causa delle responsabilità che devono svolgere entrambe le posizioni professionali, un requisito per le persone che cercano un’opportunità di lavoro in questo mestiere è che abbiano acquisito studi nell’istruzione formale come il titolo di Tecnico superiore in Segreteria o attraverso corsi nelle sue diverse modalità .

Il fatto è che la differenza tra una segretaria e un assistente personale non è così netta quando si tratta di preparazione alla carriera. Quindi entrambi devono essere formati accademicamente per sviluppare conoscenze amministrative e finanziarie. Per i quali possono fare un master, specializzazioni o corsi di segretario di direzione o assistente amministrativo , tra gli altri che consentono loro di creare il proprio profilo con:

• Competenze per gestire comodamente il pacchetto Microsoft.
• Conoscenze di base in contabilità e amministrazione .
• Eccellenti qualità nell’organizzazione e nella gestione del tempo.
• Familiarità nel lavoro di riservatezza e integrità.
• Doti comunicative e negoziali.
• Capacità di risolvere i problemi in un tempo limitato.
• Atteggiamento proattivo.
• Competenze per scrivere correttamente i file.
• Conoscenza di almeno una seconda lingua.
• Utilizzo dell’agenda per gestire le attività in sospeso.
• Senso dell’umorismo e buona autostima.

Compiti amministrativi comuni del segretario e dell’assistente personale

È evidente che sebbene ci sia una differenza tra una segretaria e un assistente personale , ci sono pochissime caratteristiche opposte. Questo perché le mission di entrambe le posizioni lavorative sono strategiche ed essenziali per garantire il raggiungimento degli obiettivi. Rispettando anche la manutenzione e lo stato di avanzamento dei lavori finanziari e amministrativi ; la fornitura dei loro servizi aiuta a rendere il lavoro di squadra fluido e soddisfacente per i clienti dell’azienda.

Per questo motivo, sebbene vogliamo parlare della differenza tra segretaria e assistente personale , evidenziamo che tra le funzioni di entrambe le posizioni abbiamo :

• Svolgere compiti d’ufficio per i quali devono agire con rigorosa discrezione.
• Effettuare la pianificazione del viaggio per i dirigenti dell’azienda.
• Ricezione, scrittura, preparazione di report e generazione di statistiche.
• Coordinamento e comunicazione con tutti i dipartimenti dell’organizzazione, se del caso.
• Pianificare riunioni ed eventi, preparare anche le informazioni necessarie per tale attività.
• Servire clienti e fornitori.
• Elaborazione della corrispondenza, oggigiorno è importante avvalersi di strumenti digitali per gestire le email.
• Rispondere alle telefonate e mantenere l’agenda aggiornata.
• Conoscere le regole e le procedure dell’ente per cui si lavora.

Qual è la differenza tra segretaria e assistente personale?

Ora, se ti chiedi qual è la più grande differenza tra una segretaria e un assistente personale , possiamo dirti che:

• I compiti di segreteria hanno un raggio d’azione maggiore rispetto a un assistente, come l’autonomia di prendere decisioni. D’altra parte, l’assistente è specificamente dedicato ad aiutare una certa posizione più alta a lavorare.
• Il segretario è responsabile di tutti i compiti inerenti un dipartimento. Mentre l’assistente svolge le attività dell’agenda personale che dipende dal superiore o dal manager , oltre agli eventi, agli incontri tra il capo e altri dipendenti.
• Il segretario ha l’autorità di supervisionare gli altri membri del gruppo di lavoro. A differenza dell’assistente, che si occupa solo di adempiere ai suoi incarichi.
• Vale la pena notare che sebbene sia vero che la segretaria ha una maggiore autonomia per svolgere i compiti della sua posizione, le differenze tra i due profili saranno sostanzialmente stabilite dai datori di lavoro o dai capi, che definiscono le aree da svolgere.

Altre differenze tra segretario e assistente personale

Per continuare con il tema delle differenze, dovremmo anche parlare di:

Stipendio

Sebbene i compiti che svolgono siano, in una certa misura, simili, una differenza molto evidente tra una segretaria e un assistente personale è lo stipendio ricevuto per ciascuna posizione. Almeno in Spagna, una segretaria può guadagnare tra i 1.260 ei 1.490 euro all’anno, a seconda che ricopra un ruolo amministrativo o dirigenziale. Mentre un’assistente personale guadagna tra gli 850 ei 1.000 euro al mese, a seconda della sua esperienza.

Posto di lavoro

In generale, una segretaria tende a lavorare in ambienti d’ufficio con un orario prestabilito di 8 ore, poiché l’ambiente amministrativo predomina tra le sue mansioni. Ciò significa che il tuo luogo di lavoro abituale sono aziende, ministeri, consolati, organizzazioni, agenzie con compiti amministrativi, ecc.

Ora, un assistente personale di solito ha funzioni meno impegnative e una paga oraria che non richiede un orario prestabilito. Quindi il tuo posto di lavoro si espande per includere uffici amministrativi e altri luoghi, a seconda della persona che stai assistendo e delle sue mansioni. Rispetto alle segretarie , il lavoro di un assistente è più rilassato e può essere adattato a una modalità online, diventando un assistente virtuale .

Preparazione

Prima abbiamo già parlato delle conoscenze che ciascuno deve sviluppare durante la propria formazione accademica, ma dobbiamo anche chiarire che la preparazione è un obbligo per ricoprire il posto di segretario e un plus per ricoprire il posto di assistente personale.

Se vuoi fare la segretaria devi prepararti, anche con un corso base, perché la posizione richiede qualità rigorose. Cosa che non accade se vuoi fare l’assistente, perché le qualifiche non sono così rigide, quindi la maggior parte dei posti di assistente sono occupati da studenti nei loro primi anni di studi.

Dove prepararsi come segretaria o assistente?

In ogni caso, sebbene esista una differenza tra una segretaria e un assistente personale, le persone dovrebbero essere formate per sviluppare le funzioni amministrative di entrambe le posizioni. Per questo ti consigliamo Euroinnova, che ha a disposizione il Master online in Segreteria di Direzione, il corso Assistente di Direzione e tante altre opzioni completamente adattabili alle tue esigenze. Ebbene, sono sviluppati online e ti danno la possibilità di pagare a rate.

Scopri ciascuno dei corsi disponibili presso Euroinnova e iscriviti ora a quello che ti piace di più.

Scopri più contenuti sul nostro blog

Scopri cosa si studia per fare la segretaria con Euroinnova

Attività dell’orologio

Chi è l’amministratore delegato di un’azienda?