Oggi vorrei trattare un argomento molto utile e pratico che potrà sicuramente essere d’aiuto a tutti coloro che usano l’email per lavoro o per motivi privati, specialmente chi lavora nell’ambito dei servizi e nelle risorse umane.
Da un mesetto Google ha permesso alla sua posta elettronica di programmare fino a 100 email anche a distanza di 50 anni. La procedura è piuttosto semplice e la descriverò con delle immagini delle guide ufficiali di Google separate per devise (Pc, smartphone android, Ipad/Iphone)
Poter programmare le email è essenziale per superare i limiti temporali, spesso mi capita di dovermi segnare degli allert/sveglia per ricordarmi di inviare una email. Poter programmare questo processo può rivelarsi molto utile, soprattutto per chi fa lavori di uffici ed ha delle scadenze da rispettare.
Questo può valere anche per inviarsi da soli delle email per ricordarsi il giorno prima di andare a prendere un parente all’aeroporto, fino a questioni strettamente lavorative. Nell’ambito delle risorse umane potrebbe essere utilizzata per programmare una email di feedback alla chiusura della selezione, senza doversi ricordare al momento a chi inviare cosa.
Potenzialità dell’account Google
Consiglio a tutti di usare Gmail come casella di posta, perché si crea un account di Google che si interconnette con diversi servizi utilissimi nel mondo del lavoro.
In primis Calendar definibile come un calendario in cui inserire i propri impegni, inserire degli allert/sveglie. Inoltre se usate Gmail come email si sincronizzano anche biglietti di aerei e treni.
Utilissimo anche perché lo stesso account è attivo sul pc e poi anche sul dispositivo mobile. Inoltre gli eventi si possono anche condividere con altre persone.
Google Keep invece permette di prendere annotazioni e fare elenchi puntati con anche dei filtri, dalla lista della spesa fino agli elenchi degli ordini del giorno da trattare in riunione. Quando si lavora in remoto spesso si viene rimbalzati da una scheda del Browser all’altra, quindi è utile avere degli elenchi con gli obiettivi/compiti del giorno da tenere d’occhio per non disperdere energie.
Sempre in questo account di Google è presente anche il notissimo Google Drive che permettere di inserire documenti in cloud (quindi online) e condividerli con amici e colleghi, potendo modificare il file (work, excell ecc.) anche insieme a distanza. Per chi lavora in remoto,
Google Drive è la quotidianità. Inoltre può essere anche utile per chi ha un pc molto pesante e non vuole installare il pacchetto Office sul pc o da mobile per moltissime funzionalità, tutte da scoprire.
Questi strumenti sono sempre più usati e devono essere noti a tutti, soprattutto per chi vuole lavorare in remoto.
Inoltre consigliodi creare account di posta possibilmente seri e credibili. Idealmente "nomecognome@gmail.com", però anche varianti con "nome.cognome" o anche "nomecognome+numero a caso@gmail.com".
L’email è uno strumento essenziale e va impostato bene, anche nella foto che dovrebbe essere la stessa di linkedin per essere riconoscibili, per comunicare in modo professionale.
Curate anche la firma che si può personalizzare e magari inserite pure un vostro recapito e il link del vostro profilo linkedin, in modo tale da essere sempre associabili e non restare "un nome" e basta.
Inoltre usare e tenere loggato un account di gmail, ci permetterà di ritrovare la cronologia, password e anche i preferiti salvati da un devise (pc, tablet, smartphone ecc.) all’altro.
Questo vale eventualmente anche su un nuovo pc che abbiamo comprato, senza dover "partire" da zero e in modo del tutto automatico. Tra l’altro l’accesso a nuovi dispositivi viene anche segnalato tramite email per essere sempre a conoscenza di nuovi accessi, per evitare brutte sorprese.
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